Kuinka luoda houkuttelevia materiaaleja kaavioiden avulla

Monet teistä ovat saaneet kokea vaikeuksia luoda kaavioita asiakirjoille, aloittaen niiden yhdistämisestä taulukkoon PowerPointin, Excelin tai muun ohjelmiston käytön aikana. Tässä numerossa esittelemme helpon tavan luoda erilaisia ​​kaavioita.

Valitaan paras kaavio.

Mitä tulee kaavioiden luomiseen, sopivin kaavio riippuu siitä, kuinka haluat esittää tiedot. Käyttämällä taitavasti erilaisia ​​kaavioita sen mukaan, mitä haluat ilmaista, kuten vertaamalla suuria ja pieniä määriä, vertailemalla kokonaissuhteita tai keskittymällä numeeristen arvojen muutoksiin, voit luoda asiakirjan, joka on helppo ymmärtää yhdellä silmäyksellä. Hyödyllinen työkalu erilaisten kaavioiden luomiseen on ilmainen graafinen työkalu tarjoaa online-taulutaulutyökalut, kuten Miro. Peruskaavioista, kuten pylväs- ja ympyräkaavioista, on myös kaavioita, kuten Euler-kaavioita, Venn-kaavioita ja pyramidikaavioita, joista voi olla hyötyä näkemysten yhteenvedossa. Voit luoda helposti luettavia kaavioita valitsemalla yhden näistä malleista ja lisäämällä numeroarvoja tai tekstiä.

Käytä kaavioissa sopivia värejä ja merkintöjä!

Kun kaavion muoto on valmis, sinun tulee käyttää sopivaa värimaailmaa ja merkitä kohteet. Jos esimerkiksi analysoit asiakirjan sivutuotteen tietoja, kunkin tuotteen värien, kuten tuotteen A punaisen ja tuotteen B sinisen, yhdistäminen tekee intuitiivisesti selväksi, että punainen väri viittaa tuotteen A tietoon kaikkialla. koko asiakirjan, vaikka katsoisit erilaisia ​​kaavioita. Huomio kiinnittäminen tällaisiin yksityiskohtiin ja asiakirjan viimeistely johtaa helposti ymmärrettävään ja houkuttelevaan asiakirjaan.

Sanotaanpa ajatuksemme kaavioiden todisteiden perusteella.

Kaavioiden suurin etu on, että ne välittävät numeerista tietoa helposti ymmärrettävällä visuaalisella tavalla. Ne auttavat meitä tunnistamaan erot suurten ja pienten, numeeristen arvojen ja suhteiden välillä kuvina. Siksi on helppo pudota ansaan puhua siitä, mitä näet, kun katsot esityksen tai asiakirjan kaaviota. Esimerkiksi tiedot, kuten "Tuote A myy enemmän kuin tuote B", olisivat luultavasti ilmeisiä, jos ne esitettäisiin pylväsdiagrammina. Tärkeää datana on "harkinta"-osa, kuten tausta, joka voidaan lukea tästä tuloksesta ja ennuste, joka voidaan olettaa seuraavaksi. Tämä keskustelu ei ole jotain, joka voidaan ymmärtää vain kaaviosta, vaan se on vastaus, joka voidaan johtaa erilaisten numeeristen tietojen, kyselyiden, sosiaalisten olosuhteiden ja niin edelleen yhdistelmästä. Juuri tämä huomio tulee välittää tiedoissa, ja juuri tällä huomiolla on arvoa.

Mitä etuja on graafisilla asiakirjoilla?

Kerrottuasi sinulle aiemmin, että kaaviopohjainen keskustelu on arvokasta, saatat ajatella, että et enää tarvitse kuvaajaa. Kaavioiden sisällyttämisellä on kuitenkin erilaisia ​​vaikutuksia. Periaatteessa ehdotusten ja muiden asiakirjojen odotetaan näkevän eri henkilöt asiakkaan yrityksessä ehdotuksen jättämisen jälkeen. Erityisesti ehdotus voi joutua menemään ylemmän johdon hyväksyttäväksi. Tällaisissa tapauksissa, jos ehdotus sisältää vain näkökohtia ilman numeerisia tietoja, asiakas ei näe, miten huomiot on johdettu, ja ehdotuksen uskottavuus heikkenee. On myös olemassa riski, että koko hanke hylätään, koska keskustelussa on pieni ristiriita. Toisaalta jos data perustuu numeeriseen dataan ja on graafisesti piirretty, perustelut ovat selvät, ja vaikka harkinnan suunta ei osuisi kohdalleen, numeeriset arvot ovat vakuuttavia ja asiakkaan empatian tasoa voidaan tutkia. Tällä tavalla materiaalit, joissa on kaavioita, ja se, että nämä kaaviot ovat helposti ymmärrettäviä, lisäävät suuresti materiaalien tehokkuutta.

Mikset käyttäisi vähemmän aikaa kaavioiden tekemiseen ja käytä malleja hyödyksesi luodaksesi houkuttelevia asiakirjoja?

Mainos

Jaa tämä artikkeli: